Logistique hospitalière

hLOG | La logistique hospitalière, un vecteur d’économie et de de soutien des activités de prestation de soins!

À ce jour, les moyens mis en place pour résoudre la crise en santé s’articulent principalement autour de la prestation de soins. Pourtant, les réseaux de la santé sont des organisations complexes où gravite autour de la prestation de soins une vaste gamme d’activités périphériques dont les activités logistiques.

La logistique hospitalière est un ensemble d’activités qui sont liées à la performance globale des établissements de santé et comprend : la gestion des approvisionnements des biens et des services nécessaires au fonctionnement de l’établissement, la gestion des stocks ainsi que le réapprovisionnement des unités de soins pour leurs besoins courants en matériels divers.

Centralisation des activités de distribution du matériel médical

Pour contrôler les dépenses, les pouvoirs publics sont à la recherche de modèles de gestion pouvant optimiser les coûts des réseaux de la santé, en maintenant la qualité des soins et l’accessibilité des services. La part importante des ressources qu’un établissement hospitalier consacre à la gestion des activités logistiques offre un potentiel d’économies non négligeable dans le contexte d’une croissance limitée des budgets de fonctionnement.

En plus des économies directes rattachées à la saine gestion des inventaires du matériel médical, l’amélioration des processus de logistique hospitalière est une solution aux défis du système de santé, en allégeant la tâche du personnel soignant, infirmières, préposés et pharmaciens.

Construire un centre de distribution permet à un seul établissement de gérer un contrat et d’assurer un approvisionnement et une distribution centralisés pour l’ensemble des établissements participants selon un modèle de prestataire de services logistiques (3PL). Ceci permet :

  • D’éviter le dédoublement de gestion des contrats par les services d’approvisionnement;
  • De libérer les espaces dédiés à l’entreposage du matériel médical et de les utiliser pour des soins;
  • De libérer du temps au préposé à la réception et à l’entreposage, ainsi qu’au personnel des unités de soins;
  • De partager des ressources;
  • De consolider les volumes et diminuer les manipulations ;
  • Une meilleure rotation des stocks;
  • De réduire les quantités de stock et les sommes immobilisées;
  • De diminuer les pertes dues à la péremption;
  • De diminuer les arrivages au débarcadère;
  • Magasin d’urgence : diminution des efforts de gestion de crise (épidémies, pandémies, etc.).

Lors de la participation d’InnovLOG à la mise en place du centre de distribution du CHUS, l’apport du personnel soignant dans la gestion des activités logistiques a pu être réduit afin de rediriger ces gains de temps vers la mission première du réseau, l’offre de soins. À l’époque de ce projet, InnovLOG s’appelait IILM, soit Institut international de logistique de Montréal.

Durant ce projet, qui a duré deux ans, InnovLOG a réalisé les activités suivantes :

  • Aide à l’élaboration des plans d’aménagement du centre de distribution;
  • Aide à l’élaboration des cahiers des charges, recherche de fournisseurs et sélection;
  • Gestion du changement;
  • Support du transfert des activités de distribution dans le nouveau centre logistique;
  • Adaptation des systèmes d’information pour supporter les activités;
  • Optimisation des processus reliés à la gestion d’entreposage;
  • Recommandation des activités à valeur ajoutée :
    • Préparation des commandes selon les quantités requises dans l’établissement (reconditionnement, mise en kit);
    • Consolidation des stocks visant à faire face aux épidémies, pandémies, et répartition entre les établissements;
    • Préparation des trousses de dialyse;
    • Création de commandes-type, pour accélérer le temps de réponse lors du déclenchement d’une crise (gastroentérite, grippe, etc.).

Vidéo du CHUS 

InnovLOG a également réalisé différentes études de faisabilité opérationnelle et financière d’un service centralisé de gestion du matériel médical, offert à différents établissements du réseau de la santé et des services sociaux, de la région de Montréal.

Évaluation, optimisation et amélioration continue des processus reliés à la logistique

InnovLOG a réalisé différents projets en lien avec l’évaluation et l’amélioration des processus dans le domaine de la santé afin d’augmenter la valeur ajoutée des activités liées à la logistique :

  • Implanter et gérer un programme d’amélioration continue des processus reliés à la logistique, de la commande aux fournisseurs jusqu’à la consommation des biens dans les unités de soins;
  • Faire la distinction entre les besoins opérationnels et les besoins de gestion intelligente;
  • Identifier les techniques, modèles et méthodes de gestion appropriés en fonction des besoins identifiés : gestion des stocks dans les unités de soins et le centre logistique (inventaire minimal, rotation, flux, kanban, etc.) pour dégager le personnel soignant;
  • Produire une liste de bonnes pratiques et recommandations quant aux opportunités d’amélioration, classées selon leur potentiel de retour sur investissement, et les efforts requis pour leur mise en place.
Optimisation du trafic des chariots et leur suivi à l’aide de la RFID

Dans le cadre du réaménagement des espaces libérés par le déménagement du magasin d’un centre hospitalier, pour y accommoder les services de cafétéria, il était requis de s’assurer que le trafic des différents chariots via le débarcadère, n’aurait pas d’impact sur la qualité des opérations.

Une analyse, tenant compte du type de matériel qui devait transiter via le débarcadère, a été réalisée par InnovLOG, pour mieux connaître le trafic anticipé, que ce soient des chariots de la buanderie, ou ceux qui seraient utilisés pour le transport du matériel en provenance du centre logistique, ou tout autre type de transport en provenance de l’extérieur, qui doit être acheminé vers les étages.

InnovLOG a réalisé un autre projet en lien avec les chariots de livraison qui répond à la nécessité de tracer en temps réel les mouvements des chariots entre le centre de distribution et les débarcadères des hôpitaux à l’aide de RFID (Identification par radiofréquence).

Implantation du progiciel de gestion d’entrepôt spécifique au domaine de la santé

L’objectif premier est de maximiser la disponibilité sécuritaire des soins aux patients tout en permettant une visibilité, une traçabilité et un contrôle complet des fournitures, à coût moindre.

InnovLOG a accompagné le centre de distribution hospitalier de Sherbrooke dans son processus de sélection et d’implantation d’un progiciel de gestion d’entrepôt. Les activités consistaient à :

  • Élaborer le cahier des charges;
  • Aider à la sélection d’une solution;
  • Gérer le projet d’implantation;
  • Accompagner les responsables dans la gestion du changement technologique résultant de l’implantation du système de gestion d’entrepôt;
  • Assurer un suivi et support post-implantation.
Formation en ligne en logistique hospitalière

InnovLOG a produit des capsules de formation en ligne pour différentes organisations dans le domaine de la santé :

  • Capsule de formation en ligne dispensée aux employés de la logistique qui ont à manutentionner des matières dangereuses;
  • Capsules de formation en ligne pour les magasiniers d’entrepôt;
  • Capsules de formation en ligne pour l’utilisation des différents modules d’un WMS que nous avons aidé à implanter;
  • Capsules de formation avec examen en ligne destinées à augmenter les connaissances des magasiniers en poste et de valider les compétences des postulants à cette fonction.

ÉTUDE DE CAS

Aménagement d’entrepôt

L’entreprise est spécialisée en équipements de lavage de véhicule de tout genre, tels les automobiles, trains, métros, camion, motos, etc. Elle distribue des machines de lavage à pression, des produits nettoyants ainsi que des revêtements extérieurs, en plus d’offrir l’entretien et la réparation. Dû à un manque d’espace, notre client avait  entrepris de se relocaliser dans un bâtiment de 23 000 pieds carrés, près de trois fois la taille de leur bâtiment actuel. Les opérations d’entreposage de l’entreprise n’étaient plus optimisées, ce qui créait de nombreuses manutentions inutiles.