Projet
Création d’un outil intégré d’intermédiation d’assurance de qualité
Année:
2016-2018
Partenaire(s):
Les éleveurs du porc du Québec, CNRSG
Programme de subvention:
SEP
Contexte
L’association des éleveurs du porc du Québec (ÉPQ) s’est donné comme mission d’assurer la prospérité et le développement durable des entreprises porcines du Québec, d’offrir un produit de qualité supérieure à tous les consommateurs, ainsi que d’offrir un maximum d’informations et de formations aux éleveurs pour qu’ils soient des moteurs de changement et de réussite.
Les membres de l’ÉPQ ont émis le besoin d’organiser et de simplifier les flux de données en lien avec leurs mandats. Ils ont fait valoir la duplication récurrente des informations dans leur processus de reddition de compte. En effet, les éleveurs et producteurs de porcs sont confrontés à une multitude de formulaires à remplir et des registres à produire, ainsi qu’une multitude de procédures et de règlements à respecter. Plusieurs problèmes en découlent, puisque certains producteurs sont plus outillés que d’autres, et certains se conforment à la réglementation tandis que d’autres éprouvent de la difficulté compte tenu de la lourdeur des procédures. Les registres et documents produits ne sont donc pas standardisés et la grande majorité est encore sous format papier. L’ÉPQ a d’ailleurs réalisé que les processus actuels ne pouvaient apporter de grands gains que si l’ensemble des processus étaient normalisés, numérisés, stockés, traités et finalement archivés par l’entremise d’une plateforme numérique commune.
Du côté des transformateurs, ils sont confrontés à des problématiques de planification et de coordination des activités, notamment la gestion de la chaine d’approvisionnement, la planification de l’arrivée des porcs de plusieurs producteurs, la gestion du calendrier des réceptions, la gestion des délais d’attente, etc. Les transporteurs ont aussi un rôle important à jouer dans la chaine d’approvisionnement de la filière porcine et doivent se conformer aux procédures et normes mises en place.
Objectifs :
L’objectif du mandat était de supporter les Éleveurs du porc du Québec dans le développement d’un outil novateur de gestion des opérations logistiques de la filière porcine du Québec, en lien avec leurs différents mandats. Cela permettra d’améliorer leur efficacité et surtout la conformité aux exigences grandissantes de leurs clients locaux et internationaux.
Plus spécifiquement, il s’agissait de concevoir une application multi-plate-forme et créer des interfaces qui relieront entre eux les différents systèmes, de façon à simplifier le travail des producteurs. Nous avons fait une analyse ayant pour but de bien comprendre les besoins de chaque intervenant, ainsi que de capturer l’ensemble des flux de données, les systèmes en place et les documents pour permettre dans un premier temps de cartographier l’ensemble de ces flux et, par la suite, de procéder à l’amélioration et la simplification des processus et des interventions par les différents acteurs de la filière. Le projet a été divisé en 2 volets, soit la simplification de la gestion de la documentation pour le transport des porcs de la ferme à l’abattoir, ainsi que l’informatisation de la gestion des programmes AQC-BEA (incluant le monitorage des antibiotiques) avec la flexibilité d’y ajouter des cahiers des charges de porcs spécifiques selon les besoins des abattoirs.
Résultats :
Afin de récolter et comprendre l’ensemble des informations et flux des processus de la filière porcine, InnovLOG a récolté et analysé plus de 275 documents et informations provenant de diverses sources, organisé et participé à plus de 15 rencontres et entrevues avec les différents acteurs, ainsi que rencontré plus de 75 intervenants directement impliqués les processus. Nous avons déterminé que les interactions entre les différents acteurs qui allaient le plus profiter de la plateforme étaient, pour la première phase, entre les producteurs, les transporteurs et les abattoirs. Ce sont donc selon les besoins et interactions de ces derniers que nous avons cartographié l’ensemble du processus de mouvement et extrait les données des formulaires, annexes et système d’information pour en faire une conciliation et établir des standards. Au terme de cet exercice, nous avons produit une analyse des besoins détaillés sur l’ensemble de la filière ainsi qu’un cahier de charges pour les besoins de transport. Ces informations permettaient de définir les spécifications des exigences d’un logiciel (SEL), l’étape précédant la conception et l’architecture de la solution proposée.
L’application permettra d’informatiser, de diminuer et de standardiser la documentation nécessaire au processus de traçabilité, en plus d’éliminer la duplication d’information d’un formulaire à un autre. Les données pourront ainsi être entrées et mises à jour en temps réel, plus facilement transmises, archivées et récupérées, tout en bénéficiant d’une protection accrue de l’information. Les intervenants auront une visibilité en temps réel du processus, en plus de pouvoir planifier et coordonner l’ensemble des activités de déplacement des porcs.
L’application permettra une gestion efficace de l’ensemble de la chaine d’approvisionnement et du calendrier des réceptions, ainsi que l’envoi de notifications automatisées selon certains critères.
La méthodologie utilisée pour le développement de la plateforme, RUP (Rational Unified Process), préconise notamment un processus de développement guidé par les besoins des utilisateurs, centré sur l’architecture logicielle, et étant itératif et incrémental. Ainsi, nous avons choisi une approche où l’ergonomie est définie en amont du projet, afin que les options d’architecture soient basées selon ses caractéristiques. Selon le principe de MVP (minimum viable project) évolutif, des maquettes statiques seront présentées à un panel de valideurs, puis un outil avec les fonctionnalités de base afin de permettre une rétroaction continue vers les décideurs du développement de l’application.
Ainsi, les coûts de développement de l’application seront mieux contrôlés, car les fonctionnalités, l’architecture et le modèle de gouvernance seront déjà établis. Les fournisseurs pourront émettre des soumissions selon les paramètres préalablement approuvés par le comité de l’ÉPQ, évitant ainsi des frais dus au potentiel d’aller-retour sur les solutions proposées.